La gestione della segnalazione effettuata attraverso i canali interni. La tempistica, l’istruttoria e il ruolo del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza

Il D.Lgs. n. 24/2023, nell’ottica di assicurare una efficiente e tempestiva gestione della segnalazione, prevede un iter procedurale che va rispettato da chi gestisce le segnalazioni, che nel Comune di Fiorenzuola d’Arda è il Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, Dr.ssa Marilena Calmi.

Questo soggetto infatti deve provvedere alle seguenti attività:

a) rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

b) mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;

c) dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

d) fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

In particolare, un corretto seguito implica, in primo luogo, nel rispetto di tempistiche ragionevoli e della riservatezza dei dati, una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste. Per la valutazione dei suddetti requisiti, il Responsabile della prevenzione della corruzione può ritenere sussistente la manifesta infondatezza della segnalazione:

- per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;

- per accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti;

- per segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente.

In caso di evidente e manifesta infondatezza il RPCT può decidere di archiviare la segnalazione, così come nei casi di manifesta mancanza di interesse all’integrità della Pubblica Amministrazione.

Ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, il Responsabile della prevenzione della corruzione può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato, o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto.

Nel caso in cui l’RPCT non opti per l’integrazione, può valutare a chi inoltrare la segnalazione in relazione ai profili di illiceità riscontrati tra i seguenti soggetti: Ufficio procedimenti disciplinari, Autorità giudiziaria, Corte dei Conti, ANAC, Dipartimento per la funzione pubblica.

All’esito dell’istruttoria, l’RPCT fornisce un riscontro alla segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata. La persona segnalante va informata dell’esito della segnalazione entro il termine di tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Come stabilito dall’articolo 14, comma 1, del D.Lgs. n. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate dal Responsabile della prevenzione della corruzione per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 dello stesso Decreto e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del Decreto Legislativo n. 51 del 2018.

Ai sensi dell’articolo 5, comma 1, lett. e) del D.Lgs. 24/2023, il Responsabile della prevenzione della corruzione deve inoltre mettere a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne. Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico con l’Ente.